Chef de projet événementiel freelance

Vous êtes une entreprise ou une agence de communication événementielle et vous manquez ponctuellement de ressources en interne ? En tant que chef de projet événementiel freelance, je vous aide à collaborer à l’organisation de vos dossiers.

Séverine Fraud, votre chef de projet événementiel freelance

Parisienne d’origine, j’ai exercé le métier de chef de projet événementiel au sein du groupe Universcience à Paris (Cité des Sciences et Palais de la Découverte) puis directrice de production événementiel au Tapis rouge. En 2013, je saisis une opportunité sur Angoulême où je deviens directrice de communication du bureau des congrès avant de me lancer à mon compte en tant que chef de projet événementiel freelance en 2015. Forte de 20 ans d’expérience dans l’événementiel, je prends en charge la conception globale ou partielle de votre projet. Avec des événements d’envergure nationale et internationale, j’ai notamment collaboré à l’organisation du :

– 60 ème anniversaire de Givenchy
– Lancement du produit Blackberry Z10, événement en simultané à New York, Toronto, Johannesburg, Dubaï, Londres et Paris
– Ryder cup 2018, 3ème événement sportif Mondial
– Séminaire d’intégration des cadres de la Banque de France

Dotée d’une bonne aisance relationnelle, j’ai besoin de connaître les valeurs, les goûts et les attentes du client pour créer un projet unique et exceptionnel. Créative, dotée d’un grand réseau de prestataires et d’agences réceptives français et internationaux, je suis également une bonne oratrice, ce qui me permet de réaliser des pitchs convaincants et persuasifs en un temps record pour présenter les projets.

Création du concept

De nombreuses entreprises font appel à des agences de communication événementielle pour réaliser l’organisation de leur événement. Que ce soit pour un séminaire, un séjour incentive ou des soirées diverses, l’agence ou l’entreprise peut être amenée à manquer de ressources en interne pour réaliser ses projets. C’est à ce moment-là qu’en tant que chef de projet événementiel freelance, je viens en renfort. Grâce au brief client (description du projet), ses objectifs, sa cible et son budget, je suis en mesure de vous proposer un concept d’événement, être force de proposition afin de créer un cahier des charges répondant à vos besoins. L’objectif est de scénariser votre projet en respectant votre image et vos valeurs.

Sourcing : recherche de prestataires et de lieux 

Sur internet, de nombreuses plateformes proposent de vous mettre en relation avec des prestataires. Néanmoins, il est difficile de choisir entre plusieurs prestataires, savoir lequel sera le meilleur, le plus adapté à votre événement et si le travail est de qualité ou non.
Toujours à l’affût des dernières tendances ou des nouveaux prestataires, mon créneau pour une meilleure connaissance des destinations françaises et internationales, des prestataires hôteliers, prestataires de transport, je participe régulièrement au éductour, workshops et salons professionnels. 
Le chef de projet événementiel freelance possède un carnet d’adresses large, atypique et de qualité que ce soit pour des lieux, un traiteur, une animation ou la régie technique. Afin d’obtenir le devis le plus précis possible, je réalise un RFP ; Request For Proposal, un cahier des charges adapté à une diffusion pour les prestataires.

Montage du budget prévisionnel

Etape indispensable pour ne pas faire face à des déconvenues financières, il s’agit d’un tableau financier regroupant l’ensemble de dépenses. En fonction des devis des différents prestataires, des achats et fournitures puis du budget global de l’événement, vous pourrez planifier vos besoins en trésorerie et revoir vos objectifs à la hausse ou à la baisse.

Conception et rédaction du projet

La phase de définition du projet est une étape importante avant la réalisation. Elle structure, organise et planifie le projet. Sa finalité est de respecter l’ensemble des contraintes du client et répondre de façon optimale à ses objectifs. L’élaboration du rétro-planning va permettre au client de se projeter sur le déroulement de l’organisation de la manifestation. Il sera également utile lors du suivi des moyens matériels, humains et financier aux différentes étapes de l’avancée du projet. Ce projet est ensuite présenté au client, généralement par l’intermédiaire d’un power point et d’un pitch où l’argumentation et l’aisance relationnelle sont indispensables pour conclure le contrat.

Autres missions du chef de projet événementiel freelance

L’étape de conception du projet est l’une des étapes les plus cruciales. Lorsque le client accepte et valide le projet en devenir, d’autres missions peuvent être confiées au chef de projet événementiel freelance :

Production : repérage des lieux avec le client, validation des devis, suivi du rétro planning, des moyens matériels, humains et financier et pilotage global du projet.

Tour leader : lors d’un voyage, en France ou à l’étranger, je peux m’occuper de la gestion du voyage sur place afin de faire découvrir des endroits uniques tout en mettant ma bienveillance à disposition du groupe.

Régisseur : le jour J de l’événement, il est nécessaire de s’assurer du bon déroulement et de la bonne coordination des différents prestataires, savoir gérer les imprévus pour assurer au client plus de sérénité.

En tant que chef de projet événementiel freelance, je suis disponible pour vous accompagner ou gérer l’organisation globale ou partielle de la manifestation que vous souhaitez mettre en œuvre. Avec 20 ans d’expérience, un carnet d’adresses fourni et dotée d’une grande créativité, je suis en mesure de vous proposer un événement unique et prestigieux tout en vous assurant la plus grande sérénité.

Échangeons sur votre projet au +33(0) 6 66 43 74 20 ou par mail à contact@severine-fraud.fr .